- データが見にくいと言われた
- 違う形に修正されてる
提出したとき、こんな経験ありませんか？
エクセルの使い方や、まとめ方なんて教わったことないし、
どうすれば見やすいかなんて分からないよ。。。
そんな方も多いでしょう。
けれどちょっとした工夫ですごく見やすいデータに変わります。
本記事では初心者がやってしまいがちな6つの失敗を紹介します。
まずはここに注意して作成することで、一気に見やすいデータになります。
期待以上の成果物を提出し、同僚・上司を「おっ！」と思わせましょう。
エクセル初心者でも意識するだけで簡単にできます。
実践して見やすいエクセルを作成しましょう。
- フォント(種類・サイズ)が統一されていない
- 空欄のセルがある
- セルが結合されている
- 手動で入力されたデータ
- 無駄に列を増やす
- 色が多用されている
エクセル初心者の失敗①：フォント(種類・サイズ)が統一されていない
文字のフォントと文字のサイズを統一しましょう。
文字のフォント
おススメのフォントは「游ゴシック」。
Excel 2016から標準フォントに採用されました。
デフォルトのフォントで十分です。
最初のうちは標準から変更したくなるかもしれませんが、デフォルトのフォントで十分見やすいです。
文字のサイズ
文字のサイズは「10もしくは11」にしましょう。
「10」より小さいと読みにくい。
「11」より大きい見づらいです。
「11」より大きいと行間に余裕がなくなるんですよね。
デフォルトでは「11」になっています。
こちらもそのまま使用すれば問題ありません。
エクセル初心者の失敗②：空欄のセルがある
作成したデータの中に、空欄のセルがないように。
データのないセルの中には「0」を入れよう。
空欄のセルがあると、関連のある数式・関数がエラーになったり、フィルターによる並べ替えができなかったりと不具合が出てしまいます。
データ量が多く、空白セルが探しきれないときはショートカット「Ctrl+G」で空白セルだけ選択なんていうこともできます。
エクセル初心者の失敗③：セルが結合されている
「セルの結合」も初心者が多用しますね。
なんとなく格好よく、見やすい気がするんですよね。。。分かります。
ただデータとして取り扱う場合、セルが結合されていると使いづらいものとなってしまいます。
- ピボットテーブルに支障が出る
- データを並べ替える際のエラー
これらが出てしまったりするからです。
印刷する分には見やすくていいのですが。
データとして取り扱う場合は結合しないようにしましょう。
エクセル初心者の失敗④：手動で入力されたデータ
データを「手動」で入力してしまうことです。※手動で入力とは、関数や数式を用いないことです。
- 計算ミス
- データがズレる
上記のことから、ミスが起こりやすくなってしまいます。
ミスがあると結果が変わって、意思決定に大きな影響をあたえてしまう可能性があります。
人がやる以上、ケアレスはつきものです。
計算はエクセルに任せてしまったほうが、間違いなく確実です。
そのため、関数や数式で出せるデータは、それらを用いて「自動化」することで、ミスを減らすことができます。
さらに、修正、変更が必要になった際の手間も省くこともできますね。
そもそもの計算式や選択するセルを間違えてしまっては意味がないですが、、、そこは注意しましょう。
エクセル初心者の失敗⑤：無駄に列を増やす
データは、横長に作るより、縦長に作りましょう。
横長より縦長の方が段違いで見やすいです。
なぜなら、マウスのホイールは上下のスクロールしかできないからです。
横に長いデータを見る場合、スクロールバーを動かす必要が出てきますよね。
これがまた結構ストレスが溜まるんですよ。。。ちょっとしたことですが。
増える可能性があるデータは、横ではなく、縦に追加できるよう項目の配置を工夫しましょう。
エクセル初心者の失敗⑥：色が多用されている
文字色や、背景色を使用するときは色を使用しすぎないように。
自分が作成しているので、もちろん自分は見やすいのですが、見る側にとってはどうでしょう。
どう色分けされてるのか理解されなければ、相手にとってはストレスでしかないですよね。
デフォルトの白とその他2色の計3色までに抑えましょう。
同系色でまとめるのも重要です。
原色とペールトーン(淡い色)だと統一感ないですよね。
私は目立たせたいセルに、黄色を付けます。
理由としてはフォントの黒も見やすいためです。
赤だと黒フォント見にくいんですよね。。。
原則、色使いは最低限に抑えておくのが無難です。
エクセル初心者の失敗：まとめ
- フォント(種類・サイズ)が統一されていない
- 空欄のセルがある
- セルが結合されている
- 手動で入力されたデータ
- 無駄に列を増やす
- 色が多用されている
エクセルってすごく機能が多いですよね。
特に初心者のうちは色々な機能を使いたくなってしまうかもしれません。
グッと抑え、使用する機能は必要最低限にしましょう。
私が提出用の資料を作成する際に意識しているのは「相手が見やすいか・使いやすいか」これだけです。
これを見ている人は何が目的なのか考えることが重要です。
さらに付加価値をつけることで自分の評価も上がります。
エクセルができる人に見にくいデータを作る人はいません。
本記事で紹介した注意点に気をつけるだけで、エクセルは抜群に見やすくなります。
エクセル初心者にオススメの本は『【エクセルのおすすめの本】最強の9選【2020年最新版】』で紹介しています。
参考までにどうぞ。
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